Työkykyjohtamisen täydentävä tietosuojaseloste
Tämä seloste on voimassa 22.4.2025 lähtien.
Tämä tietosuojaseloste täydentää Baronan henkilöstön tietosuojaselostetta, joka on saatavilla osoitteessa https://policies.barona.fi/henkiloston-tietosuojaseloste/.
Henkilötietojen käsittelyn kuvaus
Työkykyjohtaminen Baronalla kattaa kaikki toimenpiteet, joilla pyritään ylläpitämään ja edistämään työntekijöiden työkykyä huomioiden elämän eri osa-alueet. Tämä sisältää ennaltaehkäisevät toimet, varhaisen tuen tarjoamisen sekä yksilöllisen tuen ja ohjauksen työkyvyttömyysuhan alla oleville, osatyökykyisille ja työkyvyttömille työntekijöille. Työkykyjohtaminen on keskeinen osa esihenkilötyötä ja se vaatii tiivistä yhteistyötä eri sidosryhmien, kuten hyvinvointitiimin, työkykyasiantuntijan, HR:n, työterveyshuollon ja eläkevakuutusyhtiöiden kanssa. Työkykyjohtamisen piirissä on Baronan henkilöstö, eli toimihenkilöt, Baronan työnohjauksessa työskentelevät sekä asiakasyrityksissä työskentelevät Baronan työntekijät.
Baronan työterveyshuollon palveluntarjoajana toimii Terveystalo. Terveystalo käsittelee työterveyshuollon palveluiden tuottamiseen liittyviä henkilötietoja itsenäisenä rekisterinpitäjänä, eikä luovuta Baronalle esimerkiksi työntekijän yksilöivää tietoa toteutuneista käynneistä tai toimenpiteistä. Terveystalon tuottamiin palveluihin soveltuu heidän oma tietosuojaselosteensa (https://www.terveystalo.com/fi/tietosuojaseloste/henkiloasiakkaat).
Henkilötietojen käyttötarkoitukset:
- Sairauspoissaolojen käsittely
- Varhaisen tuen toimenpiteet
- Tuen tarjoaminen työntekijöille
- Työkykyriskissä olevien työntekijöiden tukeminen
- Työkykyneuvottelujen järjestäminen
- Työterveyshuollon palveluiden koordinointi
- Työkyvyn arviointi ja seuranta
- Työturvallisuuslain ja työsuojelusäädösten mukainen seuranta
- Vakuutus- ja tapaturmailmoitusten käsittely
- Kuntoutusprosessien toteuttaminen
- Työkyvyttömyyseläkkeiseen liittyvä käsittely
Käsiteltävät tietotyypit:
- Nimi
- Työntekijänumero
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Kotiosoite
- Henkilötunnus
- Sairauspoissaolotiedot
- Omailmoitteiset poissaolot
- Työterveyshuollon lausunnot ja suositukset
- Työkykyarviot
- Työtapaturmailmoitukset
- Tiedot työkyvyn tukemiseen liittyvistä toimenpiteistä (mm. varhaisen tuen keskustelut)
- Poissaoloja koskevien puheluiden tiedot ja puhelunauhoitteet
- Poissaoloihin liittyvät ohjeistukset
- Eläkemenoarviot
Henkilötietojen säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen niiden käsittelylle määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei laki velvoita säilyttämään niitä pidemmän aikaa.
- Työntekijän perustietoja säilytetään työterveyshuollon järjestämistä varten työsuhteen ajan
- Työntekijän henkilötietoja säilytetään työkyvyn tuen järjestämistä varten 4 vuotta työsuhteen päättymisestä (Sirius-terveysjärjestelmässä)
- Sairauspoissaolotodistuksia säilytetään 2 vuotta
- Poissaolotietoja säilytetään työkyvyn tuen järjestämistä varten 4 vuotta työsuhteen päättymisestä (Sirius-terveysjärjestelmässä)
- Biologisen altistumisen dokumentteja säilytetään 10 vuotta (Sirius-terveysjärjestelmässä)
- Omailmoitteisia poissaoloja koskevien puheluiden tietoja säilytetään 2 vuotta ja puhelunauhoitteita 6 kuukautta
- Työterveyshuollon lausuntoja ja suosituksia sekä työkyvyn tukemiseen liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia työntekijän työkyvyn arvioimiseksi ja tukemiseksi, tarvetta säilytyksen jatkamiseen arvioidaan säännöllisesti
Henkilötietojen siirrot käsittelijöille ja luovutukset muille rekisterinpitäjille
Työkykyjohtamisen järjestämisessä käytetään mm. järjestelmätoimittajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Baronan lukuun käsittelijän roolissa. Palveluntarjoajat ovat sopimuksella sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja Baronan määrittämien tietosuojavaatimusten mukaisesti. Palveluntarjoajilla on pääsy henkilötietoihin vain siinä laajuudessa, mikä on tarpeen palvelun toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan EU/ETA:n alueella.
Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa toisille rekisterinpitäjille esimerkiksi lainsäädännön perusteella. Henkilötietoja luovutetaan aina vain sen verran, mikä on tarpeen käyttötarkoitusta varten. Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi seuraaville tahoille:
- Vakuutusyhtiöt: Henkilötietoja voidaan siirtää vakuutusyhtiöille esimerkiksi tapaturma- ja sairausvakuutusten käsittelyä varten.
- Työterveyshuollon palveluntarjoajat: Henkilötietoja voidaan siirtää työterveyshuollon palveluntarjoajille työterveyshuollon järjestämiseksi, työkyvyn arvioimiseksi ja tukemiseksi. Työntekijä voi myös oma-aloitteisesti hakeutua täydentävien työkykyä tukevien palveluiden piiriin, jolloin palveluntarjoajalle voidaan luovuttaa palvelun järjestämiseksi tarpeellisia henkilötietoja.
- Eläkevakuutusyhtiöt: Henkilötietoja voidaan siirtää eläkevakuutusyhtiöille eläkkeiden ja muiden etuuksien käsittelyä varten.