Barona Työkykypalvelut Oy tietosuojaseloste

Tämä seloste on voimassa 8.4.2025 lähtien. (Vanhemmat selosteet löytyvät täältä)

Johdanto

Meille Barona Työkykypalveluilla on tärkeää, että voit luottaa meidän käsittelevän  henkilötietojasi huolellisesti, läpinäkyvästi ja yksityisyyden suojastasi huolehtien. Noudatamme tietosuoja-asetusta (GDPR) ja muuta tietosuojalainsäädäntöä, ja pyrimme toimimaan hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Barona Työkykypalvelut Oy on osa Bravedo-konsernia. 

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi ammatillisen kuntoutuksen, työurahuollon sekä muiden valmennuspalveluiden tuottamisessa. Ammatillisessa kuntoutuksessa eläkevakuuttajat toimivat osittain rekisterinpitäjinä (kuntoutu.net) ja Barona Työkykypalvelut toimii henkilötietojen käsittelijänä. Siten tämän selosteen ohella joissain ammatillisen kuntoutuksen tapauksissa soveltuvat myös eläkevakuuttajien omat tietosuojaselosteet.

Tietosuojaselostetta päivitetään säännöllisesti. Ajankohtainen versio löytyy aina osoitteesta https://policies.barona.fi/barona-tyokykypalvelut-oy-tietosuojaseloste/.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Barona Työkykypalvelut Oy
Y-tunnus 1970081-6
Pasilan Asema-aukio 1,
00520 Helsinki

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Lauri Huhtanen
privacy@barona.fi
020 198 3460

Henkilötietojen käsittely

Käsittelytarkoitus	Oikeusperuste	Henkilötietojen ryhmät	Säilytysajat
Asiakastietojen hallinta	Suostumus	Nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asuinpaikka, työnantaja, toimeentulon laji, työnantaja, asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, valmennukseen liittyvät tiedot	Anonymisoidaan 1 vuosi toimeksiannon päättymisen jälkeen
Työurahuollon tuottaminen	Suostumus	Nimi, puhelinnumero, sähköposti, toimeksiantolähet-teessä olevat tiedot tilaajasta ja palveluun ohjautumisen syistä	Anonymisoidaan 1 vuosi toimeksiannon päättymisen jälkeen
Kuntoutuspalvelui-den tuottaminen	Suostumus (tilaaja kerää)	Nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköposti, osoite, tilinumero, paikkakunta, toimeksiantolähet-teessä olevat tiedot ja liitteet tilaajasta, kuntoutujasta ja palveluun ohjautumisen syistä	Poistetaan 1 vuosi toimeksiannon päättymisen jälkeen
Asiakaspalautteen kerääminen	Suostumus	Nimi (vapaaehtoinen), ikä (luokiteltu), toimeentulo (vapaaehtoinen), työeläkeyhtiö, asiointipaikkakunta, sähköposti tai puhelinnumero (vapaaehtoinen, jatkoyhteydenottoa varten), työnantaja, valmennuspalvelun tyyppi, mielipide ja tyytyväisyys prosessiin (luokiteltu)	Poistetaan 1 vuosi toimeksiannon päättymisen jälkeen
Uraohjaukseen psykologisten testien tuottaminen	Suostumus	Soveltuvuustesti-tulokset	Paperimuotoiset tiedonkeruulomak-keet hävitetään heti toimeksiannon päätyttyä, testipöytäkirjoja säilytetään 12 vuotta asiakirjan laatimisesta terveydenhuollon oikeusturvaan liittyvän valitusajan perusteella
Kurssien tarjoaminen	Suostumus	Nimi, sähköposti	Poistetaan viimeistään 1 vuosi toimeksiannon päättymisen jälkeen

Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot kerätään mahdollisista palvelun tilaajalta saaduista ennakkotiedoista ja sinulta itseltäsi.

Henkilötietojen luovutukset

Luovutuksella tarkoitetaan tapahtumaa, jossa rekisterinpitäjä (tässä Barona Työkykypalvelut) antaa henkilötietoja jollekin kolmannelle osapuolelle, joka käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa. Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville toimijoille:

Asiakasorganisaatiolle tai tilaajalle esimerkiksi palvelua koskevaa raportointia varten
Työkokeilu- tai työhönvalmennuspaikkaa tarjoavalle työnantajalle
Opiskelupaikkaa tarjoavalle oppilaitokselle

Henkilötietojen vastaanottajat

Käytämme tietojen käsittelyssä ulkoisia palveluntarjoajia, kuten järjestelmätoimittajia. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja käsittelijän roolissa Barona Työkykypalveluiden lukuun. Varmistamme sopimuksellisten ja teknisten toimenpiteiden avulla, että käyttämämme palveluntarjoajat käsittelevät tietojasi lainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Käytämme ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä seuraaviin tarkoituksiin tehtävässä henkilötietojen käsittelyssä:

Asiakastietojen ja dokumenttien hallinta
Digitaalisen valmennusalustan kurssien suorittaminen
Viestintä
Laskutus

Osassa valmennuksiamme käytämme digitaalisena valmennusalustanamme Easy Generatoria, jonne voit rekisteröityä erikseen nimellä ja sähköpostiosoitteella. Easy Generatorin käyttöön soveltuu myös palveluntarjoajan oma tietosuojaseloste, joka on saatavilla osoitteessa https://www.easygenerator.com/en/privacy-policy-data/. 

Tiedonsiirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Käyttämämme palveluntarjoajat saattavat joissain tapauksissa käsitellä henkilötietoja EU/ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Henkilötietoja siirretään EU/ETA:n ulkopuolelle vain silloin, kun tietosuojalainsäädännön määrittämät edellytykset täyttyvät. Käyttämämme palveluntarjoajat ovat sopimuksilla sitoutuneet varmistamaan, että kaikessa henkilötietojen käsittelyssä taataan riittävä tietosuojan taso.

Henkilötietojesi turvaaminen

Suojaamme henkilötietoja häviämiseltä, oikeudettomalta pääsyltä ja muulta väärinkäytöltä asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla suojakeinoilla. Esimerkkejä tällaisista keinoista ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden, varmuuskopioiden ja turvallisten laitetilojen käyttö. Henkilötietoihin pääsy on sisäisesti rajoitettu sähköisellä ja fyysisellä kulunvalvonnalla, sekä eri järjestelmien käyttöoikeuksien myöntämistä ja valvontaa koskevien käytäntöjen avulla. Henkilötietoihin pääsee käsiksi ainoastaan ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puitteissa siihen oikeus.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä henkilöillä on monia oikeuksia, joiden avulla he voivat vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Alla mainittuja oikeuksia voi käyttää lähettämällä asiaa koskevan pyynnön sähköpostitse osoitteeseen privacy@barona.fi.

Oikeus saada tietoa	Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus saada tietoa tekemästämme henkilötietojen käsittelystä läpinäkyvästi ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan perustiedot henkilötietojen käsittelystä. Jos jokin tietosuojaan liittyvä asia mietityttää, lisätietoja voi kysyä ottamalla meihin yhteyttä selosteen alussa mainittujen yhteystietojen mukaisesti.
Oikeus saada tutustua tietoihin	Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus saada tieto siitä, mitä heitä koskevia henkilötietoja käsittelemme ja halutessaan saada jäljennös kyseisistä tiedoista. Toimitamme pyynnöstä jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista tai tiedon siitä, ettei rekisteröidyn tietoja käsitellä.
Oikeus oikaista tietoja	Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus vaatia tietojensa oikaisua tai korjausta, jolloin täydennämme epätarkat tai virheelliset tiedot.
Oikeus poistaa tiedot (“oikeus tulla unohdetuksi”)	Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus saada kaikki henkilötietonsa poistetuksi eli tulla unohdetuksi. Oikeutta voi rajoittaa esimerkiksi lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseiset henkilötiedot.
Oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä	Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoitusta. Käsittelyn rajoitus tarkoittaa, että tiedot säilytetään, mutta niitä käsitellään muilla tavoin ainoastaan suostumuksen perusteella, oikeudellista vaatimusta varten, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevasta syystä. Käsittelyn rajoittaminen soveltuu esimerkiksi silloin, jos käsittelyn laillisuus on kiistetty. Tällöin tietojen käsittelyä rajoitetaan, kunnes käsittelyn laillisuus on varmistettu.
Oikeus siirtää tietoja	Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus pyytää henkilötietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Oikeus soveltuu silloin, kun henkilötiedot on kerätty suoraan rekisteröidyltä ja niiden käsittely on perustunut sopimukseen tai suostumukseen.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä	Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen syyhyn vedoten, jos käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen. Tietojen käsittely lopetetaan, ellei käsittely ole tarpeen jonkin muun perustellun syyn takia.
Oikeudet liittyen automaattiseen päätöksentekoon	Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksenteon kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattisen käsittelyyn ja josta aiheutuu oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että ihminen tarkistaa päätökset, jotka perustuvat automaattiseen päätöksentekoon. Emme tee päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn ja joilla olisi oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia.
Oikeus peruuttaa suostumus	Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Tämä ei kuitenkaan vaikuta sellaisen suostumukseen perustuvan käsittelyn laillisuuteen, joka tapahtui ennen suostumuksen peruuttamista. Henkilötietojen käsittelyä voidaan jatkaa suostumuksen peruuttamisen jälkeen, jos käsittelyyn soveltuu jokin muu oikeusperuste.
Oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle viranomaiselle	Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.