Barona Työkykypalvelut Oy Tietosuojaseloste

Päivitetty 27.2.2025

Johdanto

Meille Barona Työkykypalveluilla on tärkeää, että voit luottaa meidän käsittelevän
henkilötietojasi huolellisesti, läpinäkyvästi ja yksityisyyden suojastasi huolehtien. Noudatamme tietosuoja-asetusta (GDPR) ja muuta tietosuojalainsäädäntöä, ja pyrimme toimimaan hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Barona Työkykypalvelut Oy on osa Bravedo-konsernia.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi ammatillisen kuntoutuksen, työurahuollon sekä muiden valmennuspalveluiden tuottamisessa.

Henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu suostumukseesi, jonka pyydämme sinulta palvelun alkuvaiheessa. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa sekä oikeus tarkastaa, oikaista, vastustaa tai rajoittaa tietojen käsittelyä ja tulla unohdetuksi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä. Henkilötietojen käyttöä, käsittelyä ja oikeuksiasi kuvataan alla tarkemmin.

Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyn tarkoitukset

Keräämme ja käsittelemme vain tarpeellisia henkilötietoja palveluidemme tuottamiseksi ja kehittämiseksi sekä asiakaspalvelun, laskutuksen ja viestinnän järjestämiseksi. Suostumuksen antaminen henkilötietojesi käsittelyyn on vapaaehtoista, mutta palveluidemme tuottaminen edellyttää sitä. Ilman suostumustasi palvelun tuottaminen keskeytyy tai estyy.

Henkilötiedot kerätään mahdollisista palvelun tilaajalta saaduista ennakkotiedoista, sinulta itseltäsi tai muilta suostumuksessa erikseen mainituilta tahoilta. Muista lähteistä saatavat tiedot kerätään antamasi suostumuksen perusteella tai lain sallimissa rajoissa asiakassuhteemme aikana. Käsittelyn käyttötarkoitus on valmennuspalvelun tuottaminen sinulle. Se, mistä palvelustamme on kyse (ammatillinen kuntoutus, Työurahuolto tai muu valmennuspalvelu), määrittää sen, minkälaista tietoa keräämme ja mihin sitä käytetään.

Valmennus- tai kuntoutusasiasi edistämiseksi ja palveluidemme tuottamiseksi keräämme sinulta suostumuksellasi yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen seuraaviin toimenpiteisiin:

• Kuntoutusmahdollisuuksien selvittäminen ja/tai kuntoutus- tai valmennussuunnitelman laadinta ja toteuttaminen. Keräämme tietoja toimeentulon lajista, työkykyrajoitteista, työ- ja koulutushistoriasta sekä muusta osaamisesta.
• Toiminnanohjaus, analysointi ja laadun varmistaminen. Keräämme tietojasi toiminnanohjausjärjestelmäämme. Yhteystietojen lisäksi tallennamme mm. toimeksiannon rajauksen, ammattialatiedot valmennuksen alkaessa ja suunnitelman laatimisen jälkeen, sekä tietoa valmennuksen etenemisestä. Järjestelmään pääsy on rajattu vain niille henkilöille, joiden työ sitä nimenomaisesti edellyttää.
• Tilaajasuhteen hoitaminen ja laskutus. Tarvitsemme tunnistetietojasi, kuten nimesi ja syntymäaikasi (ammatillisessa kuntoutuksessa henkilötunnuksesi), raportointiin ja laskutukseen.

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat nimesi, henkilötunnuksesi, yhteystietosi, toimeentulon laji (esim. palkkatulo, kuntoutustuki), mahdollinen vahinkonumero ja toimeksiannon rajaus. Tallennamme myös valmennuspalveluihin liittyviä tausta- ja tilaustietoja, kuten mahdollisen eläkevakuutusyhtiön määrittämän toimeksiantonumeron (työeläkekuntoutus), tapaturma- tai liikennevakuutusyhtiön määrittämän vahinkonumeron (liikenne – ja tapaturmakuntoutus) tai eläkevakuutusyhtiön antamat taustatiedot, esimerkiksi tiedon sellaisen koulutuslinjan tukemisesta, joka johtaa fyysisesti kevyisiin työtehtäviin.

Arkaluontoisia tietoja käsitellään huolellisesti ja tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Osassa valmennuksiamme käytämme digitaalisena valmennusalustanamme Easy Generatoria, jonne voit rekisteröityä erikseen nimellä ja sähköpostiosoitteella Easy Generatorin tietosuojaselosteen hyväksyttyäsi. Nimen ja sähköpostin lisäksi Easy Generatoriin tallentuu tieto suoritetusta kurssista sekä mahdollisesti kurssille antamasi arvostelu. Barona Työkykypalvelut ei siirrä henkilötietoja Easy Generatorille.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

• Suostumus: Pääosin käsittelemme henkilötietojasi siihen antamasi suostumuksen perusteella.
• Oikeutettu etu: Kun oikeutettua etua käytetään käsittelyperusteena, arvioimme ja punnitsemme edun olemassaolon ja merkityksen huolellisesti tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla ja huolehdimme, ettei käsittely aiheuta sinulle kohtuutonta haittaa tai riskiä. Oikeutetun edun perusteella käsitellään esimerkiksi järjestelmiemme lokitietoja. Myös liiketoiminnan kehittämiseen liittyvä henkilötietojen käsittely tapahtuu oikeutetun edun nojalla.
• Lakisääteinen velvoite: Henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön.

Henkilötietojen lähteet

Keräämme henkilötiedot palvelun tilaajalta ja sinulta itseltäsi ennen valmennuksen
käynnistymistä tai sen aikana.

Henkilötietojen luovutukset ja siirtäminen

Käsittelemme tietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille ilman lupaasi. Tietoja voidaan siirtää tarvittaessa ja luvallasi työmahdollisuutta tai ammatillisen kuntoutuksen työkokeilu- tai työhönvalmennuspaikkaa tarjoavalle työnantajalle sinulle sopivan työtehtävän löytämiseksi.

Saatamme joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys. Teemme näin ainoastaan pätevästä tuomioistuimen päätöksestä tai viranomaisen määräyksestä tai haasteesta. Yrityskauppojen tai yritysjärjestelyjen yhteydessä hankkiva osapuoli voi saada pääsyn olennaisiin asiakastietoihin. Kaikkien henkilötietojen luottamuksellisuus taataan tällaisessa tilanteessa salassapitosopimuksin.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.

Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme tekniseen ylläpitoon ja sovelluskehitykseen myös alihankkijoita, joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiinsa. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojasi ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötietojasi häviämiseltä, oikeudettomalta pääsyltä ja muulta väärinkäytöltä asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla tietoturvakeinoilla. Esimerkkejä tällaisista keinoista ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden, varmuuskopioiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.

Pääsy henkilötietoihisi on sisäisesti rajoitettu sähköisellä ja fyysisellä kulunvalvonnalla, sekä eri järjestelmien käyttöoikeuksien myöntämistä ja valvontaa koskevien käytäntöjen avulla. Henkilötietojasi saavat käsitellä vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puitteissa siihen oikeus.

Automaattinen päätöksenteko

Automaattisella päätöksellä tarkoitetaan päätöstä, joka tehdään täysin automaattisesti (esimerkiksi algoritmin toimesta) ihmisen osallistumatta päätöksentekoon. Henkilötietojesi käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa.

Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen asiakkuuden tarkoitusten toteuttamiseksi aina voimassa olevan lain asettamissa rajoissa tai siihen asti, että saamme sinulta poistopyynnön.

Henkilötietosi tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa yhden vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä. Ammatillisen kuntoutuksen, työurahuollon ja valmennuspalveluiden prosessien aikana voidaan suostumuksellasi käsitellä myös henkilötietoja sisältäviä dokumentteja. Tällaisia ovat esimerkiksi työhakemukset tai ansioluettelot, kun teemme muun muassa työnhaun valmennusta tai haemme työkokeilumahdollisuuksia. Kaikki henkilötietoja sisältävät dokumentit poistetaan pysyvästi kolmen (3) kuukauden kuluessa asiakassuhteen päättymisestä.

Rekisteröityjen henkilöiden oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä

Sinulla on oikeus saada meiltä tietoja henkilötietojesi käsittelystä tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, mahdollisimman helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Tämän selosteen tavoitteena onkin toteuttaa oikeutesi tiedonsaantiin ja auttaa sinua mahdollisimman hyvin ymmärtämään miten ja miksi käsittelemme henkilötietojasi. Mikäli et selosteen perusteella saa selvyyttä johonkin kysymykseesi, voit ottaa yhteyttä kohdan ”Rekisterinpitäjän yhteystiedot” mukaisesti.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Näin sinulla on mahdollisuus arvioida ja varmistaa käsittelyn lainmukaisuus. Lisäksi sinulla on oikeus pyytää ja saada jäljennös käsittelemistämme henkilötiedoista. Ohjeet tietopyynnön tekemiseksi löytyvät seuraavasta kappaleesta ”Oikeuksien käyttäminen”.

Oikeus oikaista tietoja

Tavoitteenamme on pitää henkilötietosi ajan tasalla ja poistaa tai täydentää virheelliset, puutteelliset tai epätarkat henkilötiedot tarvittaessa viivytyksettä. Myös sinulla on oikeus vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot, tai täydennämme tietojasi, jotka ovat jääneet puutteellisiksi.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että rajoituksen alaisia henkilötietoja saa säilyttämisen
lisäksi käsitellä vain

• Suostumuksellasi
• Oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
• Toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai
• Tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.

Oikeus on olemassa seuraavissa tilanteissa:

• Kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa paikkansapitävyysasia selvitetään
• Käsittely on lainvastaista, mutta et halua poistaa tietojasi
• Me emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja ja poistaisimme ne muuten, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Olet vastustanut rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä ja odotetaan sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän edut rekisteröidyn edut.

Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että niitä ei käsiteltäisi ollenkaan. Tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, julkisen vallan käyttämiseksi tai oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Tällöin tietojen käsittely on lopetettava, paitsi jos

• Voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy,
  joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai
• Käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, voit kuitenkin aina vastustaa käsittelyä ilman eri perusteluja. Vastustamisen jälkeen tietoja ei saa enää käsitellä suoramarkkinoinnin tarkoituksiin.

Oikeus poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus ”tulla unohdetuksi”, eli saada jotkut käsittelemämme henkilötiedot kokonaan poistetuksi. Näin on yleensä esimerkiksi tilanteessa, jossa henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, jos henkilötietojen käsittely on alun perinkin ollut lainvastaista, tai mikäli sinänsä aiheellisesti kerättyjä henkilötietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tai muuhunkaan hyväksyttävään tarkoitukseen (esim. lakisääteinen velvoite säilyttää tietoja).

Oikeus peruuttaa suostumus

Tilanteissa, joissa käsittelemme tietojasi sinun antamasi nimenomaisen suostumuksen nojalla, on sinulla oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi. Mikäli peruutat suostumuksesi, ei henkilötietojesi käsittelyä tai säilyttämistä enää jatketa, ellei jokin muu oikeusperuste (kuten vaikkapa lakisääteinen velvoite) edellytä käsittelyn jatkamista.

Oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli uskot, että rikomme sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta. Valituksen voi tehdä esimerkiksi tilanteessa, jossa tässä selosteessa kuvattuja rekisteröidyn oikeuksiasi ei toteuteta asianmukaisesti. Suomen tietosuojaa koskevana valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Oikeuksien käyttäminen

Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen yllä mainittuihin oikeuksiisi tai haluat tarkastaa tietosi tai muuten käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä selosteen lopusta löytyvien yhteystietojen mukaisesti.

Vastaamme kaikkiin pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä (viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta) ja kerromme mihin toimenpiteisiin olemme pyyntösi johdosta ryhtyneet. Mikäli jostain syystä joudumme kieltäytymään pyynnöstäsi, ilmoitamme myös kieltäytymisestä ja sen perusteista viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, saatamme joskus tarvita käsittelyyn lisäaikaa (max 2kk).

Mikäli haluat tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, löydät lisätietoja Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-epakohdasta-henkilotietojen-kasittelyssa

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Barona Työkykypalvelut Oy (Y-tunnus 1970081-6) toimii rekisterinpitäjänä.
Tietosuojavastaavana toimii Kalle Pulkkanen (kalle.pulkkanen@barona.fi, +358438244194).
Yhteydenotot: privacy@barona.fi, 020 198 3460.

Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme ja päivitämme tätä selostetta tarvittaessa.