Dataskyddsbeskrivning för rekrytering

Detta meddelande gäller från och med den 22.4.2025.

Inledning

För oss på Barona är det viktigt att du kan lita på att vi behandlar dina personuppgifter noggrant, transparent och med respekt för din integritet. Vi följer den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och annan dataskyddslagstiftning när vi hanterar dina personuppgifter och strävar alltid efter att följa god dataskyddspraxis. Denna dataskyddsbeskrivning beskriver hur vi samlar in, behandlar och skyddar våra arbetssökandes personuppgifter.

Dataskyddsbeskrivningen uppdateras regelbundet. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på https://policies.barona.fi/dataskyddsbeskrivning-for-rekrytering/

Kontaktuppgifter till registeransvarige
Barona Oy
FO-nummer 2808477-9
Workery East, 8:e våningen, Böle Stationsplats 1,
00520 Helsingfors

Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarige

Lauri Huhtanen
privacy@barona.fi
020 198 3460

Behandling av personuppgifter

Syfte med behandlingen	Rättslig grund	Kategorier av personuppgifter	Lagringstid
Skapa och hantera din arbetssökandeprofil	Samtycke	* Namn * E-postadress * Telefonnummer * Arbetssökningsdokument, såsom CV och arbetsansökan * Information om kompetens, utbildning och färdighete	2,5 år från den senaste uppdateringen av uppgifterna
Bedömning av den arbetssökande	Berättigat intresse	* Uppgifter som samlas in under rekryteringsprocessen, såsom videointervjuer och intervjuanteckningar * Resultat av eventuella lämplighets- och personlighetstester	2,5 år från den senaste uppdateringen av uppgifterna
Att göra de utredningar som arbetsuppgiften kräver	Samtycke, berättigat intresse	* Kreditupplysning * Uppgift om godkännande av säkerhetsutredning	2,5 år från den senaste uppdateringen av uppgifterna
Kommunikation om rekryteringsprocessen	Berättigat intresse	* Namn * E-postadress * Telefonnummer * Information om kompetens, utbildning och färdigheter	2,5 år från den senaste uppdateringen av uppgifterna
Tjänsteutveckling	Samtycke, berättigat intresse	* Analysuppgifter om användningen av tjänster eller produkter * Rekryteringsstatistik	Produkt- och tjänsteutvecklingsdata lagras i 24 månader
Rekryteringskommunikation	Berättigat intresse	* Namn * E-postadress * Information om kompetens, utbildning och färdigheter * Information om deltagande i rekryteringsprocesser	2,5 år från den senaste uppdateringen av uppgifterna
Marknadsföringskommunikation	Samtycke	* E-postadress	Så länge marknadsföringstillståndet gäller
Rekommendation av innehåll	Berättigat intresse	* Uppgifter om användningen av plattformen, såsom visade sidor och sökhistorik * Innehållet i den arbetssökandes profil, såsom kompetens, arbetshistorik och intressen	2,5 år från den senaste uppdateringen av uppgifterna

Källor till personuppgifter

Personuppgifterna samlas i regel in från dig själv under rekryteringsprocessen. Personuppgifter kan också samlas in från externa källor, till exempel LinkedIn. Personuppgifter kan erhållas från andra koncernbolag, till exempel om du byter jobb inom koncernen

Utlämnande av personuppgifter

Med utlämnande avses en händelse där den personuppgiftsansvarige (här Barona) lämnar ut personuppgifter till en tredje part som använder dem för sina egna ändamål. Personuppgifter kan lämnas ut till följande aktörer:

Baronas kundföretag i samband med ett rekryteringsuppdrag. Uppgifter lämnas ut i den omfattning som är nödvändig för att genomföra uppdraget.
Andra bolag som ingår i Bravedo- och Barona-koncernen. Till exempel när du byter jobb inom koncernen kan de uppgifter som sparats om ditt anställningsförhållande överföras med dig till ett nytt bolag.

Mottagare av personuppgifter

Vi använder oss av externa tjänsteleverantörer, såsom systemleverantörer, för att behandla uppgifterna. Tjänsteleverantörerna behandlar personuppgifter för Baronas räkning i rollen som personuppgiftsbiträde. Vi använder avtalsenliga och tekniska åtgärder för att säkerställa att de tjänsteleverantörer vi använder behandlar dina uppgifter i enlighet med lagstiftning och god dataskyddspraxis.

Vi använder externa hanterare av personuppgifter för att behandla personuppgifter för följande ändamål:

Hantering av arbetssökandes personuppgifter
Att ordna videointervjuer
At ordna lämplighets- och personlighetstester
Analys av användningen av tjänster eller produkter
Kommunikation

Informationsöverföringar utanför EU/EES

De tjänsteleverantörer vi använder kan i vissa fall behandla personuppgifter utanför EU/EES, till exempel i USA. Personuppgifter överförs utanför EU/EES endast om de villkor som anges i dataskyddslagstiftningen är uppfyllda. Våra tjänsteleverantörer är avtalsmässigt förpliktigade att säkerställa en adekvat dataskyddsnivå vid all behandling av personuppgifter.

Hur vi skyddar dina personuppgifter

Vi använder för ändamålet lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot försvinnande, obehörig åtkomst och annat missbruk. Exempel på sådana åtgärder är användning av bland annat brandväggar, krypteringsteknik, säkerhetskopiering och säkra enhetsutrymmen. Åtkomsten till personuppgifter är begränsad internt genom elektronisk och fysisk passerkontroll, samt genom praxis för att bevilja och övervaka åtkomsten till de olika systemen. Endast de anställda som har rätt att få tillgång till personuppgifterna inom ramen för sina arbetsuppgifter har tillgång till dem.

De registrerades rättigheter

Registrerade personer har många rättigheter som gör det möjligt för dem att påverka behandlingen av sina personuppgifter. Du kan utöva de rättigheter som anges nedan genom att skicka en begäran via e-post till privacy@barona.fi.

Rätt till information	De registrerade har rätt att få information om vår behandling av personuppgifter på ett transparent sätt och i ett lättförståeligt format. Denna dataskyddsbeskrivning ger dig grundläggande information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du har frågor om dataskydd, kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna i början av denna beskrivning.
Rätt till tillgång till uppgifter	De registrerade har rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar om personen och, om de registrerade så önskar, få en kopia av dessa uppgifter. På begäran tillhandahåller vi en kopia av de personuppgifter som behandlas, eller information om att den registrerades uppgifter inte behandlas.
Rätt att korrigera uppgifter	De registrerade har rätt att begära rättelse eller korrigering av sina uppgifter, i vilket fall vi kompletterar inexakta eller felaktiga uppgifter.
Rätt till radering av uppgifter (”rätt att bli bortglömd”)	De registrerade har rätt att få alla sina personuppgifter raderade, det vill säga att bli bortglömd. Till exempel en lagstadgad skyldighet att lagra personuppgifterna i fråga kan begränsa rätten.
Rätt att begränsa behandlingen av dina uppgifter	De registrerade har rätt att kräva begränsning av behandlingen av personuppgifter. Begränsning av behandlingen innebär att uppgifterna lagras, men att de på annat sätt endast behandlas på grundval av samtycke, för rättsliga anspråk, för att skydda en annan persons rättigheter eller av ett viktigt allmänintresse inom unionen eller en medlemsstat. Begränsning av behandlingen gäller till exempel om lagenligheten av behandlingen bestrids. I detta fall begränsas behandlingen tills lagenligheten av behandlingen har säkerställts.
Rätt att överföra uppgifter	De registrerade har rätt att begära överföring av personuppgifter från ett system till ett annat. Denna rättighet gäller när personuppgifterna har samlats in direkt från den registrerade och behandlingen grundar sig på ett avtal eller samtycke.
Rätt att motsätta sig behandlingen av uppgifter	De registrerade har rätt att invända mot behandlingen av personuppgifter av personliga skäl om behandlingen grundar sig på ett berättigat intresse, allmänintresse eller utövande av den offentliga makten. Behandlingen av uppgifterna upphör, såvida inte behandlingen är nödvändig på grund av något annat motiverat skäl.
Rättigheter i samband med automatiskt beslutsfattande	Den registrerade har rätt att inte bli föremål för beslutsfattande som enbart grundar sig på automatisk behandling och som medför rättsliga eller andra betydande konsekvenser. Den registrerade har rätt att kräva att en person granskar de beslut som baseras på automatiskt beslutsfattande. Vi fattar inga beslut som enbart baseras på automatisk behandling av personuppgifter och som skulle medföra rättsliga eller andra betydande konsekvenser.
Rätt att återkalla samtycke	Om behandlingen av personuppgifter baseras på samtycke, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Detta påverkar dock inte lagligheten för den behandling som skedde före återkallandet och som grundade sig på samtycke. Behandlingen av personuppgifter kan fortsätta efter att samtycket har återkallats, om någon annan rättslig grund för behandlingen kan tillämpas.
Rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga myndigheten	De registrerade har rätt att lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till en behörig tillsynsmyndighet. Dataskyddsmyndigheten i Finland är Dataombudsmannens byrå.