Vyhlásenie o ochrane osobných údajov pri nábore
1 Úvod
Barona považuje ochranu vášho súkromia za dôležitú. Je pre nás dôležité, aby ste nám dôverovali, že budeme vaše osobné údaje spracovávať opatrne a transparentne a že budeme rešpektovať vaše právo na súkromie. Pri spracovaní vašich osobných údajov dodržiavame Všeobecné nariadenie o ochrane údajov a ďalšie zákony na ochranu údajov a vždy sa pridržiavame osvedčených postupov na ochranu súkromia.
Barona, ktorá je súčasťou skupiny Bravedo, pomocou tohto Oznámenia o ochrane údajov opisuje, ako zhromažďujeme, spracovávame a chránime osobné údaje pri nábore zamestnancov.
2 Účely spracovania údajov a typy spracovaných údajov
Osobné údaje zhromažďujeme a spracovávame iba na nasledujúce špecifické účely. Nižšie uvidíte zoznam typov osobných údajov, ktoré spracovávame na jednotlivé účely. Časť spracovávaných osobných údajov sa môže rozdeliť do osobitných kategórií.
- Spracovávanie pracovných žiadostí a posudzovanie uchádzačov
- Meno a kontaktné údaje
- E-mailová adresa
- Číslo sociálneho zabezpečenia
- Informácie zahrnuté v žiadosti uchádzača o pracovné miesto alebo CV
- Jazykové zručnosti, vzdelanie a ďalšie informácie týkajúce sa kompetencií a kvalifikácií
- Informácie zhromaždené počas náborového procesu, ako sú videopohovory, poznámky k pohovorom a referencie
- Testy potenciálnej vhodnosti a osobnosti
- Správy o potenciálnej úveruschopnosti a bezpečnosti
Komunikácia súvisiaca s náborom
- Kontaktné údaje
3 Právny základ
Zákony na ochranu údajov požadujú, aby spracovávanie osobných údajov vychádzalo z právnych základov zahrnutých v nariadení GDPR. Vaše osobné údaje spracovávame na tomto právnom základe:
Oprávnený záujem
Oprávnený záujem sa používa ako právny základ pri vybavovaní žiadostí na pracovnú pozíciu a posudzovaní uchádzačov. Keď sa opierame o oprávnený záujem, posudzujeme a zvažujeme význam tohto záujmu vzhľadom na zákony o ochrane údajov v snahe uistiť sa, že pre vás nepredstavuje neprimerané riziko alebo prekážku.
Súhlas
V určitých situáciách spracovávame vaše osobné údaje iba za predpokladu, že nám vopred udelíte výslovný súhlas. Spracovávanie osobných údajov týkajúce sa talentovej komunity a e-mailových newsletterov napríklad vždy vychádza z vášho výslovného súhlasu.
Právny záväzok
Niektoré osobné údaje spracovávame na základe právneho záväzku. Overovanie formálnej kvalifikácie napríklad môže pri niektorých pozíciách vychádzať z právneho záväzku.
4 Zdroje osobných údajov
Osobné údaje sa väčšinou zhromažďujú priamo od vás. Vo výnimočných prípadoch môžeme podľa zákona zhromažďovať osobné údaje aj z externých zdrojov, ako sú oficiálne registre. Ak napríklad musíte v rámci pracovného zaradenia vypracovať správu o bezpečnosti alebo úveruschopnosti, tieto informácie sa zhromažďujú z oficiálnych registrov na základe vášho súhlasu. Ak sa osobné údaje zhromažďujú z oficiálnych registrov, budete o tomto kroku informovaní vopred. Zároveň môžeme osobné údaje získavať od iných spoločností v rámci skupiny, ako je opísané v časti „Prenos osobných údajov“.
5 Prenos a zverejňovanie údajov
Osobné údaje spracovávame dôverne a nikdy ich nepredávame, neprenajímame ani inak zbytočne nezverejňujeme externým subjektom.
5.1 Prenos osobných údajov
Keď prevádzkovateľ údajov (v tomto prípade Barona) poskytne osobné údaje tretej strane, aby ich použila na vlastné účely, takáto situácia sa považuje za prenos údajov. Barona môže prenášať údaje týmto subjektom:
- Osobné údaje sa v súvislosti s pracovným zaradením prenášajú do klientovej spoločnosti, ale iba v rozsahu potrebnom na účely pracovného zaradenia.
- Spoločnostiam, ktoré patria do skupiny Barona alebo Bravedo. Ak sa napr. chcete uchádzať o inú pozíciu v rámci skupiny, vaše osobné údaje sa môžu presunúť do tejto novej spoločnosti v rámci skupiny.
5.2 Zverejňovanie osobných údajov
Ak prevádzkovateľ údajov sprístupní osobné údaje tretej strany bez toho, aby táto tretia strana spracovávala dané osobné údaje na vlastné účely, takáto situácia sa považuje za zverejnenie osobných údajov. Ak je určitý firemný proces, napríklad posudok vhodnosti, zverený externému poskytovateľovi, osobné údaje spracovávané v rámci tejto firemnej činnosti sa môžu zverejniť tretej strane.
Zhromaždené osobné údaje sa čiastočne spracovávajú a ukladajú mimo EÚ/EHP, napríklad keď sa poskytovatelia služieb nachádzajú mimo EÚ. Použití poskytovatelia služieb sa zmluvne zaviazali udržiavať adekvátnu úroveň ochrany údajov pri všetkých činnostiach v rámci spracovania údajov.
6 Technické a organizačné opatrenia
Vaše osobné údaje chránime pomocou primeraných technických a organizačných prostriedkov na prevenciu straty, neoprávneného prístupu a ďalšieho zneužívania. K takýmto opatreniam patrí napríklad používanie brán firewall, šifrovacích techník, záložných kópií a bezpečných úložísk údajov.
Prístup k vašim osobným údajom regulujú interné opatrenia, ako je riadenie elektronického a fyzického prístupu, poverenia na obmedzený prístup a zásady monitorovania. Vaše osobné údaje spracovávajú iba zamestnanci, ktorí na to majú oprávnenie vyplývajúce z ich pozície.
7 Automatizované rozhodovanie
Automatizované rozhodovanie označuje rozhodnutie, ktoré sa uskutoční úplne automaticky, napríklad na základe algoritmu bez ľudského zásahu. Spracovávanie vašich osobných údajov v spoločnosti Barona sa nevykonáva pod vplyvom automatizovaného rozhodovania.
8 Doba uchovávania údajov
Vaše osobné údaje ukladáme iba na dobu nevyhnutnú na účely spracovávania údajov, ak zákon nepožaduje dlhšie obdobie ich uchovávania.
Keď uplynie doba uchovávania údajov, vaše osobné údaje prítomné v záložných kópiách a v pozadí systému sa buď prepíšu, alebo budú neidentifikovateľné v dôsledku zmeny týchto osobných údajov do podoby, ktorá neumožňuje stotožnenie fyzickej osoby. Profil uchádzača, žiadosť o pracovnú pozíciu a CV sa odstránia 2 roky po poslednej aktualizácii informácií zo strany dotknutej osoby.
9 Práva dotknutej osoby
9.1 Právo na informácie
Máte právo na informácie o spracovávaní vašich osobných údajov v zhustenej, transparentnej, zrozumiteľnej a prístupnej podobe, spísanej jasným a jednoduchým jazykom. Účelom tohto oznámenia o ochrane súkromia je upozorniť na právo na informácie a pomôcť vám pochopiť, ako spracovávame vaše osobné údaje. Ak máte po prečítaní tohto oznámenia ďalšie otázky, môžete nás kontaktovať podľa pokynov v časti „Kontaktné údaje“.
9.2 Právo na prístup
Máte právo získať potvrdenie o tom, ktoré osobné údaje súvisiace s vami spracovávame. V dôsledku toho môžete posúdiť a preveriť, že sa údaje spracovávajú zákonným spôsobom. Okrem toho máte právo vyžiadať a dostať kópiu vašich osobných údajov, ktoré spracovávame. Pokyny na vyžiadanie kópie vašich údajov nájdete v nasledujúcej časti s názvom „Uplatnenie práv dotknutej osoby“.
9.3 Právo na prenosnosť údajov
V určitých situáciách máte právo dostať od nás osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a v prípade potreby tieto údaje preniesť inému prevádzkovateľovi. Toto právo existuje, keď spracovávame vaše osobné údaje na základe súhlasu alebo zmluvy a ak k spracovávaniu údajov dochádza v digitálnej podobe.
9.4 Právo na nápravu
Naším cieľom je zachovávať osobné údaje v aktuálnej a presnej podobe a bezodkladne odstraňovať falošné, nedostatočné a nepresné osobné údaje. Máte právo žiadať o nápravu nepresných osobných údajov súvisiacich s vami a o doplnenie nedostatočných osobných údajov.
9.5 Právo na obmedzenie spracovávania údajov
Právo na obmedzenie spracovávania znamená, že okrem ukladania sa osobné údaje v zmysle tohto obmedzenia môžu spracovávať výhradne
- s vaším súhlasom,
- na účely ustanovenia, uplatnenia alebo obrany právnych nárokov,
- na účely ochrany práv inej fyzickej alebo právnickej osoby, alebo
- v dôležitom verejnom záujme Únie alebo členského štátu.
Toto právo existuje v nasledujúcich situáciách:
- Dotknutá osoba namieta voči presnosti osobných údajov. V takýchto prípadoch bude spracovávanie údajov obmedzené na dobu, počas ktorej môže prevádzkovateľ overiť presnosť osobných údajov.
- Spracovávanie údajov je nezákonné, ale dotknutá osoba namieta voči vymazaniu osobných údajov a namiesto toho žiada o obmedzenie ich používania.
- Prevádzkovateľ údajov už nepotrebuje osobné údaje na účely spracovávania, ale potrebuje ich na účely ustanovenia, uplatnenia alebo obrany právnych nárokov.
- Dotknutá osoba namieta voči spracovávaniu osobných údajov na iné účely, ako je priamy marketing, a čaká na overenie skutočnosti, či sú oprávnené dôvody prevádzkovateľa dôležitejšie než oprávnené dôvody dotknutej osoby.
9.6 Právo namietať voči spracovávaniu údajov
V určitých situáciách máte právo namietať voči spracovávaniu údajov, ak požiadate o to, aby sa vaše údaje vôbec nespracovávali. Ak sa údaje spracovávajú v rámci plnenia úlohy vo verejnom záujme, pri zastávaní oficiálnej funkcie alebo v závažnom a oprávnenom záujme našej spoločnosti alebo tretej strany, máte právo namietať voči spracovávaniu z dôvodu vašej konkrétnej situácie.
V takýchto prípadoch sa musí spracovávanie údajov zastaviť, ak
- prevádzkovateľ nepreukáže presvedčivý a oprávnený dôvod na ich spracovávanie, ktorý je závažnejší ako záujmy, práva a slobody dotknutej osoby, prípadne ak
- je spracovávanie potrebné na účely ustanovenia, uplatnenia alebo obrany právnych nárokov
Ak sa osobné údaje spracovávajú na účely priameho marketingu, máte právo namietať voči ich spracovávaniu bez udania konkrétneho dôvodu, pričom tieto údaje následne nebude možné spracovávať na účely priameho marketingu.
9.7 Právo na vymazanie a zabudnutie
V určitých situáciách máte právo na zabudnutie alebo úplné vymazanie vašich osobných údajov. Toto právo existuje napríklad vtedy, keď už osobné údaje nie sú potrebné na účely, na ktoré sa pôvodne zhromažďovali alebo iným spôsobom spracovávali, ak sa spracovávanie vykonávalo na základe súhlasu, ktorý ste odvolali, alebo ak boli osobné údaje spracovávané nezákonne.
9.8 Právo na odvolanie súhlasu
Keď sa vaše osobné údaje spracovávajú na základe súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Ak svoj súhlas odvoláte, spracovávanie údajov nebude pokračovať, pokiaľ sa to nevyžaduje na inom právnom základe, ako je napríklad právny záväzok.
9.9 Právo podať sťažnosť na dozorný orgán
Okrem spomenutých práv máte aj právo podať sťažnosť na dozorný orgán, ak sa domnievate, že naše postupy v súvislosti s ochranou súkromia nie sú v súlade so Všeobecným nariadením o ochrane údajov. Sťažnosť môžete podať napríklad vtedy, keď práva opísané v tomto oznámení nie sú správne implementované. Dozorným orgánom vo Fínsku je úrad ombudsmana pre ochranu údajov.
10 Uplatnenie práv dotknutej osoby
Ak máte otázky v súvislosti s vyššie uvedenými právami alebo chcete preskúmať svoje osobné údaje, prípadne si inak uplatniť svoje práva, kontaktujte nás. Kontaktné údaje nášho hlavného úradníka zodpovedného za ochranu údajov nájdete na konci tohto oznámenia.
Práva si môžete vo všeobecnosti uplatniť zadarmo. V určitých situáciách stanovených zákonom, napríklad ak požiadať o viacero kópií vašich osobných údajov, môžeme vopred žiadať poplatok zodpovedajúci nákladom na vybavenie vašej žiadosti.
Na všetky žiadosti odpovedáme bez zbytočného odkladu a najneskôr do jedného mesiaca od ich prijatia. Budeme vás informovať o opatreniach, ktoré sme prijali na vybavenie vašej žiadosti. Ak z nejakého dôvodu vašu žiadosť zamietneme, budeme vás o tom informovať spolu s odôvodnením do jedného mesiaca od prijatia žiadosti.
V prípade viacerých alebo zložitých žiadostí budeme možno potrebovať až 2 mesiace na implementáciu žiadosti. V takomto prípade vás budeme informovať o tom, že potrebujeme viac času a o dôvode oneskorenia do jedného mesiaca od prijatia žiadosti.
Ak chcete podať sťažnosť na dozorný orgán, ďalšie informácie nájdete na webovej lokalite úradu ombudsmana pre ochranu údajov: https://tietosuoja.fi/en/notification-to-the-data-protection-ombudsman
11 Prevádzkovateľ údajov a kontaktné údaje
Prevádzkovateľ údajov je subjekt, ktorý rozhoduje o tom, ako a prečo sa osobné údaje spracovávajú. Barona stanovuje účely a opatrenia týkajúce sa spracovávania osobných údajov svojich zamestnancov vrátane tých vašich. Z tohto dôvodu je Barona prevádzkovateľom údajov na účely spracovávania týchto osobných údajov.
Barona poverila hlavného úradníka zodpovedného za ochranu údajov, ktorý je interným odborníkom na ochranu údajov. Hlavný úradník zodpovedný za ochranu údajov dozerá na spracovanie osobných údajov, radí zamestnancom so záležitosťami v oblasti ochrany údajov a figuruje ako kontaktná osoba v prípade žiadostí a otázok týkajúcich sa práv dotknutých osôb.
Kontaktné údaje prevádzkovateľa údajov
Barona Oy
ID spoločnosti: 2808477-9
Workery East, 8. floor, Pasilan Asema-aukio 1, 00520 Helsinki
Kontaktné údaje hlavného úradníka zodpovedného za ochranu údajov
privacy@barona.fi
020 198 3460
12 Aktualizácie vyhlásenia o ochrane údajov
Neustále sa snažíme zlepšovať naše postupy v súvislosti s ochranou súkromia, a preto budeme zároveň príležitostne aktualizovať toto oznámenie o ochrane súkromia. Aktualizácie sa môžu vykonávať v dôsledku zmien zákonov. Odporúčame vám opakovane navštevovať túto stránku, aby ste si udržiavali prehľad o prípadných zmenách. V prípade potreby vás možno budeme o prípadných zmenách našich postupov v súvislosti s ochranou súkromia informovať aj priamo.