Uzupełniająca polityka prywatności dotycząca zdolności do pracy

Niniejsza informacja obowiązuje od 22.4.2025.

Niniejsza polityka prywatności stanowi uzupełnienie polityki prywatności pracowników Barona, dostępnej pod adresem https://policies.barona.fi/polityka-prywatnosci-pracownikow/.

Opis przetwarzania danych osobowych

Zarządzanie zdolnością do pracy w Barona obejmuje wszystkie działania mające na celu utrzymanie i poprawę zdolności do pracy pracowników z uwzględnieniem różnych aspektów życia. Obejmuje to działania zapobiegawcze, wczesne wsparcie oraz indywidualne wsparcie i doradztwo dla pracowników zagrożonych utratą zdolności do pracy, częściowo zdolnych do pracy oraz niezdolnych do pracy. Zarządzanie zdolnością do pracy jest kluczowym elementem pracy kierowniczej i wymaga ścisłej współpracy z różnymi interesariuszami, takimi jak zespołem ds. dobrostanu, specjalistą ds. zdolności do pracy, działem HR, medycyną pracy i towarzystwem ubezpieczeń emerytalnych. Zarządzanie zdolnością do pracy obejmuje personel Barona, tj. pracowników administracyjnych Barona, zatrudnionych w nadzorze pracy oraz pracowników Barona zatrudnionych w firmach klientów.

Usługi medycyny pracy świadczy Terveystalo. Terveystalo przetwarza dane osobowe związane z świadczeniem usług medycyny pracy jako niezależny administrator danych i nie ujawnia firmie Barona na przykład danych identyfikujących pracownika w dotyczących odbytych wizyt lub zabiegów. Do usług świadczonych przez Terveystalo ma zastosowanie ich własna polityka prywatności (https://www.terveystalo.com/fi/tietosuojaseloste/henkiloasiakkaat ).

Cel przetwarzania danych osobowych:

Zarządzanie nieobecnościami chorobowymi
Środki wczesnego wsparcia
Wsparcie dla pracowników
Wspieranie pracowników zagrożonych utratą zdolności do pracy
Organizacja rozmów dotyczących zdolności do pracy
Koordynacja usług medycyny pracy
Ocena i monitorowanie zdolności do pracy
Monitorowanie zgodności z ustawą o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisami dotyczącymi ochrony pracy
Obsługa zgłoszeń ubezpieczeniowych i wypadkowych
Realizacja procesów rehabilitacyjnych
Obsługa rent inwalidzkich

Przetwarzane typy danych:

Imię i nazwisko
Numer pracownika
Numer telefonu komórkowego
Adres e-mail
Adres zamieszkania
Numer identyfikacyjny
Informacje o zwolnieniach lekarskich
Nieobecności zgłoszone przez pracownika
Opinie i zalecenia medycyny pracy
Oceny zdolności do pracy
Zgłoszenia wypadków przy pracy
Informacje dotyczące działań wspierających zdolność do pracy (np. rozmowy w ramach wczesnego wsparcia)
Informacje dotyczące rozmów związanych z nieobecnościami oraz nagrania telefoniczne
Instrukcje dotyczące nieobecności
Szacunki wydatków emerytalnych

Okres przechowywania danych osobowych:

Dane osobowe przechowywane są tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania, chyba że prawo zobowiązuje do ich przechowywania przez dłuższy okres.

Podstawowe dane pracownika są przechowywane w celu organizacji medycyny pracy przez okres zatrudnienia
Dane osobowe pracownika są przechowywane w celu organizacji wsparcia zdolności do pracy przez 4 lata po zakończeniu stosunku pracy (w systemie opieki zdrowotnej Sirius)
Świadectwa chorobowe są przechowywane przez 2 lata
Dane dotyczące nieobecności są przechowywane w celu zorganizowania wsparcia zdolności do pracy przez 4 lata od zakończenia stosunku pracy (w systemie opieki zdrowotnej Sirius)
Dokumentacja dotycząca narażenia biologicznego jest przechowywana przez 10 lat (w systemie opieki zdrowotnej Sirius)
Dane dotyczące rozmów telefonicznych dotyczących nieobecności zgłoszonych przez pracownika są przechowywane przez 2 lata, a nagrania z rozmów przez 6 miesięcy
Opinie i zalecenia medycyny pracy oraz dane dotyczące wsparcia zdolności do pracy są przechowywane tak długo, jak długo są one niezbędne do oceny i wsparcia zdolności do pracy pracownika, a konieczność ich dalszego przechowywania jest poddawana regularnej ocenie

Przekazywanie danych osobowych podmiotom przetwarzającym i ujawnianie ich innym administratorom danych

W organizacji zarządzania zdolnością do pracy współpracujemy z m.in. dostawcami systemów, którzy przetwarzają dane osobowe w imieniu Barony w roli podmiotu przetwarzającego. Dostawcy usług są zobowiązani umową do przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymogami prawnymi i wytycznymi dotyczącymi ochrony danych określonymi przez firmę Barona. Dostawcy usług mają dostęp do danych osobowych tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie na terytorium UE/EOG.

Dane osobowe mogą być również udostępniane innym administratorom danych, na przykład na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu ich użycia. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym podmiotom:

Towarzystwom ubezpieczeniowym: Dane osobowe mogą być przekazywane towarzystwu ubezpieczeniowemu np. w celu świadczenia usług ubezpieczeń od wypadków i chorób.
Dostawcom usług medycyny pracy: Dane osobowe mogą być przekazywane dostawcom usług medycyny pracy w celu świadczenia usług medycyny pracy, oceny i wspierania zdolności do pracy. Pracownik może również z własnej inicjatywy ubiegać się o dodatkowe usługi wspierające zdolność pracy, w którym to przypadku dostawcy usługi mogą zostać przekazane dane osobowe niezbędne do świadczenia usługi.
Towarzystwom ubezpieczeń emerytalnych: Dane osobowe mogą być przekazywane towarzystwom ubezpieczeń emerytalnych w celu realizacji świadczeń emerytalnych i innych świadczeń