Ledning av arbetsförmåga

Detta meddelande gäller från och med den 22.4.2025.

Denna dataskyddsbeskrivning kompletterar Baronas dataskyddsbeskrivning för personalen, som finns tillgänglig på https://policies.barona.fi/dataskyddsbeskrivning-for-personalen/

Beskrivning av behandlingen av personuppgifter

Ledning av arbetsförmåga hos Barona omfattar alla åtgärder som syftar till att upprätthålla och främja arbetstagarnas arbetsförmåga med beaktande av livets olika delområden. Detta inkluderar förebyggande åtgärder, tidigt stöd samt individuellt stöd och handledning för arbetstagare som hotas av arbetsoförmåga, som är delvis arbetsföra och arbetsoförmögna. Ledning av arbetsförmåga är en central del av chefsarbetet och kräver ett nära samarbete med olika intressentgrupper, såsom välfärdsteamet, experten på arbetsförmåga, HR, företagshälsovården och pensionsförsäkringsbolagen. Ledning av arbetsförmåga omfattar Baronas personal, dvs. tjänstemän, Baronas arbetshandledare och Baronas anställda som arbetar i kundföretag. 

Baronas företagshälsovård tillhandahålls av Terveystalo. Terveystalo behandlar personuppgifter som anknyter till produktionen av företagshälsovårdstjänster som självständig personuppgiftsansvarig och överlåter inte till exempel information som identifierar arbetstagaren om genomförda besök eller åtgärder till Barona. För de tjänster som Terveystalo producerar gäller deras egen dataskyddsbeskrivning (https://www.terveystalo.com/fi/tietosuojaseloste/henkiloasiakkaat)

Personuppgifternas användningssyfte: 

  • Hantering av sjukfrånvaro  
  • Åtgärder för tidigt stöd 
  • Erbjuda stöd till anställda 
  • Stöd för arbetstagare som löper risk för arbetsoförmåga 
  • Ordnande av förhandlingar om arbetsförmåga 
  • Koordinering av företagshälsovårdstjänster 
  • Bedömning och uppföljning av arbetsförmågan 
  • Uppföljning i enlighet med arbetarskyddslagen och arbetarskyddsbestämmelserna 
  • Hantering av försäkrings- och olycksfallsanmälningar 
  • Genomförande av rehabiliteringsprocesser 
  • Behandling i anslutning till invalidpension 

   Uppgiftskategorier som behandlas: 

  • Namn  
  • Arbetstagarnummer  
  • Telefonnummer  
  • E-postadress 
  • Hemadress 
  • Personbeteckning 
  • Uppgifter om sjukfrånvaro 
  • Egenanmäld frånvaro  
  • Företagshälsovårdens utlåtanden och rekommendationer 
  • Bedömning av arbetsförmåga 
  • Olycksfallsanmälan  
  • Information om åtgärder för att stödja arbetsförmågan (bl.a. samtal om tidigt stöd) 
  • Uppgifter och samtalsinspelningar om samtal som rör frånvaro 
  • Anvisningar som rör frånvaro 
  • Pensionsutgiftskalkyler 

Lagringstider för personuppgifter: 

Vi lagrar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de syften som fastställts för behandlingen, såvida inte lagen förpliktar oss att lagra dem under en längre tid.  

  • Arbetstagarens grundläggande uppgifter lagras för att ordna företagshälsovården under anställningsförhållandet 
  • Arbetstagarens personuppgifter lagras för ordnande av stöd för arbetsförmågan i 4 år efter att anställningsförhållandet upphört (i Sirius hälsosystem) 
  • Sjukintyg lagras i 2 år 
  • Frånvarouppgifterna lagras för ordnande av stöd för arbetsförmågan i 4 år efter att anställningsförhållandet upphört (i Sirius hälsosystem) 
  • Dokument om biologisk exponering lagras i 10 år (i Sirius hälsosystem) 
  • Uppgifter om samtal som gäller egenanmäld frånvaro lagras i 2 år och samtalsinspelningar i 6 månader 
  • Företagshälsovårdens utlåtanden och rekommendationer samt uppgifter som gäller stöd för arbetsförmågan lagras så länge de är nödvändiga för att bedöma och stödja arbetstagarens arbetsförmåga, behovet av fortsatt lagring bedöms regelbundet 

Överföring av personuppgifter till personuppgiftsbiträden och utlämnande till andra personuppgiftsansvariga

I ordnandet av ledning av arbetsförmågan används bland annat systemleverantörer som behandlar personuppgifter för Baronas räkning i rollen som personuppgiftsbiträde. Tjänsteleverantörerna har genom avtal förbundit sig att behandla personuppgifter på det sätt som lagstiftningen förutsätter och i enlighet med de dataskyddskrav som Barona fastställt.  Tjänsteleverantörerna har endast tillgång till personuppgifterna i den omfattning som är nödvändig för att genomföra tjänsten. Personuppgifter behandlas endast inom EU/EES.  

Personuppgifter kan också lämnas ut till andra personuppgiftsansvariga till exempel på grund av lagstiftning. Personuppgifter lämnas endast ut i den utsträckning som är nödvändig för det angivna ändamålet. Personuppgifter kan till exempel lämnas ut till följande parter: 

  • Försäkringsbolag: Personuppgifter kan lämnas ut till försäkringsbolag för behandling av till exempel olycksfalls- och sjukförsäkringar.
  • Tjänsteleverantörer inom företagshälsovården: Personuppgifter kan lämnas ut till tjänsteleverantörer inom företagshälsovården för att ordna företagshälsovård, bedöma och stödja arbetsförmågan. Arbetstagaren kan också på eget initiativ söka sig till kompletterande tjänster som stöder arbetsförmågan, varvid de personuppgifter som behövs för att ordna tjänsten kan lämnas ut till tjänsteleverantören. 
  • Pensionsförsäkringsbolag: Personuppgifter kan lämnas ut till pensionsförsäkringsbolag för behandling av pensioner och andra förmåner.