Notificare privind protecția datelor angajaților

1 Introducere

În cadrul Barona protecția confidențialității dvs. este importantă. În calitate de angajat al nostru, puteți avea încredere că vă prelucrăm datele cu caracter personal cu atenție și transparență, respectând dreptul dvs. la confidențialitate. Pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal respectăm Regulamentul General privind Protecția Datelor, precum și alte legislații în ceea ce privește protecția datelor și urmărim mereu cele mai bune practici privind confidențialitatea. Această notificare privind protecția datelor este valabilă începând de la 21 februarie 2023.

2 Scopurile prelucrării datelor și tipurile de date prelucrate

Colectăm și prelucrăm datele cu caracter personal numai pentru următoarele scopuri stabilite în mod specific. Mai jos puteți vedea o listă a tipurilor de date cu caracter personal pe care le prelucrăm pentru fiecare scop. O parte din datele cu caracter personal prelucrate pot fi clasificate ca și categorii speciale de date cu caracter personal.

Prelucrarea legată de organizarea, gestionarea, modificarea și încetarea unui raport de muncă

Nume și informații de contact
Număr de securitate socială
ID angajat
Informații legate de contractul de muncă și alte posibile obligații
Informații legate de calificări și competențe, precum competența lingvistică și educația
Informații legate de sarcinile de lucru, precum titlul și descrierea postului
Informații legate de performanță, precum statistici și alte documente
Drepturile de acces la sistem, conturile de utilizator și eventualele informații din jurnal
Informații cerute pentru controlul accesului
Informații referitoare la orele de lucru și ture
Concedii medicale
Informații legate de susținerea și monitorizarea capacității de muncă
Poză

Plata salariului și a altor remunerații

Datele contului bancar
Informații legate de remunerație, cum ar fi salariul în bani, beneficii sau alte modalități de compensare, informații legate de impozitare și taxe de angajare
Numărul de identificare fiscală și numărul cardului Valtti
Cheltuieli de deplasare
Informații din sistemul de control al accesului legate de monitorizarea orelor de lucru și al absențelor
Concedii medicale, concedii anuale și alte concedii și/sau absențe convenite
Calitatea de membru de sindicat și reținerea cotizației din salariu

Dezvoltarea produselor și a serviciilor

Datele analitice și statisticile pot fi utilizate pentru dezvoltarea serviciilor sau pentru automatizarea anumitor procese

3 Baza legală

Legislația privind protecția datelor impune ca prelucrarea datelor cu caracter personal să se bazeze pe temeiurile juridice incluse în Regulamentul RGPD. Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pe baza următorului temei juridic:

Contract

Gestionarea și îndeplinirea obligațiilor contractuale reprezintă unul dintre cele mai importante temeiuri juridice pe care ne bazăm. De exemplu, vă prelucrăm informațiile legate de educația și formarea dvs., orele de lucru, contul bancar și alte aspecte legate de gestionarea angajării dvs. făcute pe baza contractului de muncă în vigoare între dvs. și Barona.

Interes legitim

Interesul legitim este utilizat ca temei juridic atunci când sunt prelucrate informațiile din jurnalul sistemelor. Atunci când ne bazăm pe un interes legitim, evaluăm și luăm în considerare semnificația interesului în conformitate cu legislația privind protecția datelor, asigurându-ne că acesta nu cauzează un risc sau un impediment nerezonabil pentru dvs.

Consimțământ

În anumite situații, vă prelucrăm datele cu caracter personal numai în cazul în care v-ați dat în prealabil consimțământul explicit. De exemplu, informațiile privind apartenența la un sindicat sunt prelucrate numai dacă sunteți de acord cu reținerea cotizației de membru direct din salariu.

Obligații legale

Prelucrăm unele date cu caracter personal pe baza unei obligații legale. De exemplu, prelucrarea informațiilor fiscale se bazează pe o obligație legală.  

4 Surse ale datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt în principal colectate direct de la dvs. înainte și după angajare. În situații speciale stabilite prin legislație, am putea, de asemenea, să colectăm date cu caracter personal din surse externe, cum ar fi registrele oficiale. De exemplu, în cazul în care sarcinile dvs. de serviciu necesită realizarea unui raport de securitate sau de credit, informațiile sunt colectate din registrele oficiale pe baza consimțământului dvs. În cazul în care datele cu caracter personal sunt colectate din registrele oficiale, sunteți informat în prealabil cu privire la această acțiune. De asemenea, este posibil să primim date cu caracter personal de la alte companii din grup, așa cum apare descris în secțiunea „Transferuri de date cu caracter personal”.

5 Transferuri și divulgări

Prelucrăm datele cu caracter personal în mod confidențial, iar noi nu vindem, nu închiriem și nu dezvăluim în mod necuvenit datele dvs. cu caracter personal unor părți externe.

5.1 Transferuri ale datelor cu caracter personal

Când operatorul de date (în acest caz Barona) transferă date cu caracter personal unei terțe părți pentru ca aceasta să le utilizeze în scopuri proprii, această situație este considerată un transfer de date. Barona transferă date următoarelor entități:

În legătură cu o sarcină, datele cu caracter personal sunt transferate către societatea clientă, dar numai în măsura în care acest lucru este necesar pentru sarcină;
Companii care aparțin grupului Barona sau Bravedo. Dacă doriți, de exemplu, să aplicați pentru o altă poziție în cadrul grupului, s-ar putea ca datele dvs. cu caracter personal să fie transferate către noul grup al companiei.
Alte părți care gestionează aspecte legate de relația de muncă, precum companiile de asigurări pentru pensii, companiile de asigurări în caz de accidente, sindicatele și părțile care oferă asistență medicală la locul de muncă;
Autoritățile competente, precum autoritatea fiscală, autoritatea de recuperare a creanțelor sau instituția de asigurări sociale, în măsura în care legislația impune acest lucru sau pe baza consimțământului dvs. explicit.

5.2 Divulgări ale datelor cu caracter personal

Dacă un operator de date dezvăluie date cu caracter personal unei terțe părți fără ca terța parte să prelucreze datele cu caracter personal în scopuri proprii, situația este considerată o divulgare de date cu caracter personal. De exemplu, în cazul în care un anumit proces de afaceri, precum evaluarea adecvării, este externalizată, atunci datele cu caracter personal legate de activitatea comercială s-ar putea să fie dezvăluite unei terțe părți.

Datele cu caracter personal colectate sunt parțial procesate și stocate în afara UE/SEE, de exemplu în cazul în care furnizorii de servicii se află în afara UE. Furnizorii de servicii utilizați s-au angajat prin contract să asigure un nivel adecvat de protecție a datelor în toate activitățile de prelucrare

6 Măsuri tehnice și organizatorice

În calitate de angajator, protejăm datele dvs. cu caracter personal, folosind măsuri tehnice și organizatorice adecvate de protecție împotriva pierderii, accesului neautorizat, precum și al altor utilizări abuzive. Exemple de astfel de măsuri sunt utilizarea de firewall, a tehnicilor de criptare, a copiilor de rezervă și a camerelor de date sigure.

Accesul la datele dvs. cu caracter personal este controlat prin măsuri interne, cum ar fi controlul accesului electronic și fizic, acreditări de acces limitat și politici de monitorizare. Datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate doar de angajații care sunt autorizați să facă acest lucru în funcție de rolul lor.

7 Procesul decizional automatizat

Procesul decizional automatizat se referă la deciziile luate integral în mod automat, de exemplu, bazate pe un algoritm fără intervenție umană. Prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal în cadrul Barona nu include procesul decizional automatizat.

8 Perioadă de păstrare

Stocăm datele dvs. cu caracter personal numai pentru perioada de timp necesară în scopul prelucrării datelor, cu excepția cazului în care o lege impune o perioadă de păstrare mai lungă. Datele cu caracter personal în legătură cu angajatorul sunt stocate pentru perioada cerută prin lege.

După încheierea perioadei de păstrare, datele dvs. cu caracter personal sunt fie înlocuite în copiile de rezervă și în fundalul sistemului, fie sunt făcute neidentificabile prin schimbarea irevocabilă a datelor cu caracter personal într-o formă care nu permite identificarea unei persoane fizice.

Mai jos puteți vedea perioadele tipice de păstrare a datelor cu caracter personal. Perioada de păstrare este calculată, de exemplu, de la crearea datelor.

Contracte de muncă și documente relevante pentru gestionarea acestora: perioada de angajare + 10 ani
Profilul angajatului: pe perioada de angajare
Carduri de impozit pe venit: până la finalizarea situației financiare a anului în cauză
Rapoarte privind concediile medicale: 2 ani
Ordinele privind procedura de recuperare a creanțelor: 10 ani
Cereri și decizii ale Instituției de Asigurări Sociale (KELA): 6 ani
Avize de accident, cereri și decizii: 20 de ani
Contractele pentru concediul de creștere a copilului, concediul de îngrijire și concediul parțial de îngrijire: 10 ani
Contracte pentru concediu de studii: 10 ani
Alte contracte privind angajarea: 10 ani
Procese verbale și contracte de negociere a cooperării: permanent
Contracte de angajare: 10 ani
Documente salariale: 10 ani
Documente privind concediul anual, plata concediului și indemnizația: 10 ani
Facturi de călătorie și de cheltuieli: 10 ani
Carduri de salarii: 50 de ani
Avizul anual al autorității fiscale: 6 ani
Lista de angajare privind pensia de serviciu: 6 ani
Aviz de salarizare TVR: 6 ani
Avizele de salariu pentru asigurarea în caz de accident: 6 ani
Cereri de acces ale persoanei vizate: 2 ani

9 Drepturile persoanei vizate

9.1 Dreptul de a fi informat(ă)

Aveți dreptul de a fi informat(ă) cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal într-un mod concis, transparent, inteligibil și accesibil, prezentat într-un limbaj clar și simplu. Scopul acestei notificări privind protecția datelor este de a aborda dreptul de a fi informat(ă) și de a vă ajuta să înțelegeți modul în care vă prelucrăm datele cu caracter personal. Dacă după citirea acestei notificări mai aveți întrebări, ne puteți contacta așa cum ați fost îndrumat în secțiunea „Informații de contact”.

9.2 Dreptul la acces

Aveți dreptul de a obține confirmarea datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm și care vă privesc. Astfel, puteți evalua și confirma că datele sunt prelucrate în mod legal. În plus, aveți dreptul de a întreba și de a primi o copie a datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm. Instrucțiunile de solicitare a copiei datelor dvs. pot fi găsite în următoarea secțiune, „Exercitarea drepturilor persoanelor vizate”.

9.3 Dreptul la portabilitatea datelor

În anumite situații, aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și prelucrabil automat și, dacă se dorește, acestea să fie transmise unui alt operator. Acest drept se aplică atunci când vă prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pe baza consimțământului sau a unui contract, iar prelucrarea datelor este de natură digitală.

9.4 Dreptul la rectificare

Scopul nostru este de a menține datele cu caracter personal într-o formă precisă și de a șterge fără întârziere datele cu caracter personal false, insuficiente sau inexacte. Aveți dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care vă privesc și completarea datelor cu caracter personal insuficiente.  

9.5 Dreptul de a restricționa prelucrarea

Restricționarea prelucrării se referă, pe lângă stocare, la datele cu caracter personal care fac obiectul restricției ce pot fi prelucrate numai în următoarele cazuri

cu consimțământul dvs.,
pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță,
pentru protejarea drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice sau
din motive de interes public important al Uniunii Europene sau al unui stat membru.

Dreptul se aplică pentru următoarele situații:

Persoana vizată contestă exactitatea datelor cu caracter personal. În astfel de cazuri, prelucrarea va fi restricționată pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor cu caracter personal.
Prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ștergerii datelor cu caracter personal și solicită, în schimb, restricționarea utilizării acestora.
Operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar acestea sunt solicitate de către operatorul de date pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție.
Persoana vizată s-a opus prelucrării datelor cu caracter personal în alte scopuri decât marketingul direct și așteaptă verificarea motivelor legitime ale operatorului și dacă acestea prevalează asupra celor ale persoanei vizate.

9.6 Dreptul la opoziție cu privire la prelucrarea datelor

În anumite situații, aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor, solicitând ca datele dvs. să nu fie prelucrate deloc. În cazul în care datele sunt prelucrate pentru îndeplinirea unei sarcini efectuate din motive de interes public, în exercitarea autorității publice sau în scopul intereselor legitime urmărite de noi sau de o terță parte, aveți dreptul de a vă opune prelucrării din motive legate de situația dvs. particulară.

În astfel de cazuri, prelucrarea trebuie să fie sistată, cu excepția cazului în care

operatorul demonstrează existența unor motive legitime și imperioase pentru prelucrare, ce prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate sau
prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță

În cazul în care datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopuri de marketing direct, aveți dreptul de a vă opune prelucrării fără niciun motiv specific, în acest caz datele nu mai pot fi prelucrate în scopuri de marketing direct.

9.7 Dreptul la ștergere și dreptul de a fi uitat

În anumite situații, aveți dreptul de a fi uitat(ă) sau de a avea datele dvs. cu caracter personal șterse complet. Acest drept se aplică atunci când, de exemplu, datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în legătură cu scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate în alt mod, când prelucrarea s-a bazat pe consimțământ și vă retrageți consimțământul sau când datele cu caracter personal au fost prelucrate în mod ilegal.

9.8 Dreptul de a retrage consimțământul

În cazul în care datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate pe baza consimțământului, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment. Dacă vă retrageți consimțământul, prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal nu va mai continua, decât dacă o altă bază legală, precum o obligație legală, necesită continuarea prelucrării datelor.

9.9 Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere

Pe lângă drepturile menționate anterior, aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere în cazul în care considerați că practicile noastre de confidențialitate nu respectă Regulamentul General privind Protecția Datelor. Se poate depune o plângere, de exemplu, în cazul în care drepturile descrise în această notificare nu sunt implementate în mod corespunzător. În Finlanda, autoritatea de supraveghere este Biroul Ombudsmanului pentru Protecția Datelor.

10 Exercitarea drepturilor persoanelor vizate

Dacă aveți întrebări cu privire la drepturile menționate mai sus sau dacă doriți să verificați datele dvs. cu caracter personal sau să vă exercitați în alt mod drepturile, vă rugăm să ne contactați. Informațiile de contact ale responsabilului cu protecția datelor pot fi găsite la sfârșitul prezentei notificări.

Exercitarea drepturilor dvs. este, în general, gratuită. În anumite situații definite prin lege, de exemplu, în cazul în care solicitați mai multe copii ale datelor dvs. cu caracter personal, este posibil să solicităm o taxă echivalentă cu costul implementării în prealabil a cererii dvs.

Răspundem tuturor cererilor fără întârzieri nejustificate, în termen de cel mult o lună de la primirea cererii. Vă vom informa cu privire la măsurile pe care le-am luat pentru a finaliza cererea dvs. În cazul în care, din anumite motive, suntem nevoiți să vă refuzăm cererea, vă vom informa cu privire la refuz și la motivarea acestuia în termen de o lună de la primirea cererii.

În cazul în care există mai multe cereri sau acestea sunt complexe, este posibil să solicităm o perioadă suplimentară de până la 2 luni pentru punerea în aplicare a cererii. În acest caz, vă vom informa cu privire la necesitatea unui termen suplimentar și motivarea întârzierii în termen de o lună de la primirea cererii.

Dacă doriți să depuneți o plângere la autoritatea de supraveghere, puteți găsi mai multe informații pe site-ul web al Biroului Ombudsman pentru Protecția Datelor: https://tietosuoja.fi/en/notification-to-the-data-protection-ombudsman

11 Operatorul de date și informațiile de contact

Operatorul de date este entitatea care decide cum și de ce sunt prelucrate datele cu caracter personal. Barona decide motivele și măsurile privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților săi, inclusiv și datele dvs. Astfel, Barona este operatorul de date pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.

Barona a numit un responsabil cu protecția datelor, care este un expert intern în protecția datelor. Responsabilul cu protecția datelor supraveghează prelucrarea datelor cu caracter personal, consiliază angajații cu privire la aspectele legate de protecția datelor și acționează ca persoană de contact pentru cererile și întrebările referitoare la drepturile persoanelor vizate.

Informații de contact ale operatorului de date

Barona Oy
ID companie: 2808477-9
Workery East, 8. floor, Pasilan Asema-aukio 1,
00520 Helsinki

Informații de contact ale responsabilului cu protecția datelor 

privacy@barona.fi
020 198 3460

Actualizări ale declarației privind protecția datelor

Ne îmbunătățim în permanență practicile de confidențialitate, motiv pentru care această notificare privind confidențialitatea va fi, de asemenea, actualizată ocazional. Actualizările se pot datora modificărilor legislative. Vă recomandăm să revizitați această pagină pentru a fi informat(ă) despre orice posibilă schimbare. Dacă este necesar, am putea, de asemenea, să vă informăm direct cu privire la orice modificare a practicilor de confidențialitate.